Были времена, когда я начинал проект с клиентом, уверяя его, что наши обсуждения и работа останутся конфиденциальными. Однако я часто задавался вопросом о безопасности самих документов, особенно во время передачи. С таким количеством случаев нарушения доверия крайне важно подумать о том, как сохранить конфиденциальную информацию в безопасности.
Если у вас есть документы, которые вы хотите сохранить в тайне между вами и вашим клиентом, и вы не хотите, чтобы они попали в чужие руки, я здесь, чтобы поделиться некоторыми эффективными стратегиями. В этой статье я расскажу вам о лучших практиках того, как безопасно делиться документами, гарантируя, что они попадут только предполагаемому получателю.
Используйте WPS Office
Первым в списке идет бесплатное приложение офисного пакета: WPS Office, которое позволяет вам делиться своей работой с другими безопасным и контролируемым образом. Для тех, кто часто делится работой с клиентами через документы, некоторые предпочитают онлайн-доступ, в то время как другие любят получать файлы для просмотра в автономном режиме позже. Я выбрал WPS Office в качестве своего решения. WPS Office предоставляет элементы управления, которые позволяют вам ограничивать тех, кто может редактировать, просматривать или делиться вашими файлами, обеспечивая безопасность вашего контента, чтобы вы могли уверенно делиться своей работой, идеями или исследованиями.
Что касается контролируемого способа, при использовании WPS Office у меня была возможность устанавливать ограниченный доступ при предоставлении доступа к моим файлам, а также назначать разные пароли для тех, кто может просматривать или изменять содержимое документа. Более того, для вас нет никаких ограничений — хотите ли вы делиться документом онлайн или офлайн, WPS Office предоставляет решения, которые удовлетворят ваши потребности безопасным и простым в использовании способом.
Я знаю, что вы искали текстовый процессор, который позволяет вам безопасно делиться своими документами, так почему бы не упустить лучшее предложение, особенно если оно бесплатное? Давайте продолжим и рассмотрим элементы управления WPS Office, которые позволяют безопасно и конфиденциально отправлять файлы.
1. Ограничить редактирование файла
Ограничение редактирования — это отличная функция для управления уровнем доступа, который вы хотите иметь к своим документам при совместном использовании в автономном режиме через WPS Office. Эти элементы управления могут различаться в зависимости от ваших потребностей. Например, если вы работаете над исследовательской работой и не хотите, чтобы ваши коллеги вносили какие-либо изменения в разделы Heading 3, вы можете легко настроить это с помощью функции «Ограничить редактирование» в WPS Office.
Давайте рассмотрим, как получить доступ к инструменту «Ограничить редактирование» в WPS Office, чтобы безопасно делиться своими документами:
Шаг 1: Откройте документ, которым вы хотите поделиться, с помощью WPS Office.
Шаг 2: В WPS Writer просто перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Ограничить редактирование», расположенную на ленте «Рецензирование».
На этом этапе вы увидите панель Restrict Editing, открытую в правой части интерфейса WPS Writer. Здесь у вас будет два основных варианта выбора:
Ограничение контроля: эта опция позволяет вам ограничивать других от внесения изменений в определенные стили. Например, вы можете запретить другим изменять стиль заголовка 3 в вашем документе.
Установить защиту: эта опция предлагает дополнительные способы защиты вашего документа от ненужных правок. Вы можете выбрать:
Сделайте документ доступным только для чтения, предотвращая любые изменения.
Включите отслеживание изменений, чтобы позже вы могли принять или отклонить изменения, внесенные другими.
Разрешите другим комментировать документ, не изменяя фактическое содержимое.
Разрешите другим заполнять формы, не изменяя формат или содержимое.
Шаг 3: выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям в безопасности документа, прежде чем делиться им.
Примечание: если вы выберете вариант защиты, вам нужно будет установить пароль для включения защиты.
После включения режима ограниченного редактирования вы можете безопасно делиться своим документом с другими, зная, что ваш контент защищен.
2. Зашифровать файл
WPS Office также позволяет вам шифровать ваши документы перед тем, как поделиться ими с другими. Это ограничивает несанкционированный доступ, так как другим потребуется пароль для просмотра вашего документа. Благодаря расширенным возможностям шифрования WPS Office обеспечивает безопасность вашего документа при предоставлении его другим лицам. Вот как вы можете легко зашифровать свои документы с помощью WPS Office:
Шаг 1: Откройте документ в WPS Office и нажмите кнопку «Меню» в верхнем левом углу интерфейса WPS Writer.
Шаг 2: В списке параметров выберите «Шифрование документа», а затем нажмите «Шифрование» в раскрывающемся меню.
Шаг 3: Теперь откроется окно шифрования. Здесь вы можете установить пароль для просмотра документа и отдельный пароль для его изменения, что дает вам больше контроля и гибкости.
Шаг 4: Для получения дополнительных параметров шифрования прокрутите вправо и нажмите кнопку «Дополнительно».
Шаг 5: Выберите тип шифрования, который вы хотите использовать для своего документа, затем нажмите «ОК».
Шаг 6: WPS Office также предоставляет несколько вариантов конфиденциальности, например, скрытие вашей личности.
Шаг 7: После подтверждения шифрования документа просто нажмите «ОК».
Ваш документ теперь зашифрован с помощью WPS Office. Если вы установили расширенное шифрование, это затруднит несанкционированному доступу к зашифрованным данным, помогая защитить конфиденциальную информацию при обмене документами в автономном режиме.
3. Поделиться документами онлайн
Как и другие онлайн-текстовые процессоры, WPS Office также предоставляет возможность делиться документами в Интернете, но с дополнительными функциями, такими как даты истечения срока действия и возможность отключения загрузок. Эти функции дают вам больше контроля над вашими документами, когда вы делитесь ими с другими. Вот как вы можете делиться своими документами в Интернете с помощью WPS Office:
Шаг 1: Откройте документ, которым вы хотите поделиться, затем просто нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.
Шаг 2: WPS Office предоставляет множество вариантов общего доступа, но сейчас давайте остановимся на опции «Поделиться как ссылкой», с помощью которой вы можете делиться своими документами в Интернете.
Шаг 3: В поле «Любой, у кого есть ссылка» контролируйте доступ к своим документам. Если вы хотите разрешить другим редактировать документ, выберите «Редактировать» из раскрывающегося списка или измените его на «Просмотр», чтобы ограничить его только просмотром.
Шаг 4: Вы также можете отключить загрузку с помощью переключателя, чтобы предотвратить загрузку ваших документов.
Шаг 5: Установите ограничение по времени! Установка даты истечения срока действия ссылки позволяет вам контролировать, как долго документ будет доступен для общего доступа, что может быть полезно в определенных ситуациях.
Больше всего мне понравилось в WPS Office то, что даже если я установлю дату истечения срока действия, я всегда могу прекратить предоставление ссылки. Эта опция позволяет мне прекратить доступ к моему документу, когда я захочу.
И самое лучшее, что как только вы останавливаете ссылку, она становится недействительной. Когда вы снова хотите поделиться документом, создается новая ссылка. Это действительно полезно по сравнению с другими инструментами, где ссылка остается прежней, то есть если вы позже снова разрешите доступ, вам не нужно создавать новый документ только для того, чтобы получить новую ссылку — вы можете мгновенно сгенерировать новую ссылку, чтобы поделиться ею с новой группой.
Используйте Google Документы
Еще один отличный вариант для обмена документами в Интернете — Google Docs, бесплатный веб-инструмент, который позволяет вам работать над документами из любой точки мира. Благодаря встроенному облачному хранилищу, бесперебойной совместной работе и совместному редактированию в реальном времени Google Docs делает невероятно простым обмен файлами. Кроме того, он предлагает различные функции контроля доступа, чтобы вы могли контролировать, кто может просматривать или редактировать ваши документы.
1. Ограничить доступ
При обмене файлами в Интернете контроль за тем, кто получает доступ, часто становится серьезной проблемой. Обычно, когда я делюсь ссылкой на свою работу, есть риск, что эта ссылка будет переслана, и я не смогу ее контролировать. Google Docs решает эту проблему, позволяя вам предоставлять доступ только определенным адресам электронной почты или списку адресов электронной почты. Таким образом, только выбранные вами люди смогут просматривать ваш документ, гарантируя, что другие не смогут получить к нему доступ, даже если у них есть ссылка.
Вот как вы можете поделиться документом с определенными людьми с помощью Google Docs:
Шаг 1. В Google Docs нажмите кнопку «Поделиться», расположенную в правом верхнем углу экрана.
Шаг 2: Откроется диалоговое окно общего доступа. Введите в текстовое поле адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться документом.
Шаг 3: Теперь вы можете выбрать уровень доступа, который вы хотите предоставить этому адресу электронной почты или списку адресов электронной почты. Щелкните раскрывающееся меню и выберите «Просмотрщик», «Редактор» или «Комментатор».
Шаг 4: Вы также можете добавить сообщение, чтобы дать инструкции или предоставить подробную информацию о документе.
Шаг 5: После настройки доступа нажмите значок «Ссылка», чтобы скопировать и поделиться ссылкой, или нажмите кнопку «Отправить», чтобы поделиться документом напрямую.
2. Запретить печать, редактирование и копирование-вставку (3 уровня доступа)
Совместное использование с Google Docs позволяет вам устанавливать определенные ограничения на то, как другие могут получить доступ к вашим файлам. Давайте рассмотрим, как вы можете настроить эти уровни доступа перед тем, как поделиться своими документами:
Шаг 1: Нажмите кнопку «Поделиться», расположенную в правом верхнем углу экрана, чтобы получить доступ к параметрам совместного использования Google Docs.
Шаг 2: В разделе «Общий доступ» щелкните раскрывающееся меню, чтобы выбрать один из двух вариантов:
Ограниченный доступ: это дает вам полный контроль над документом, и предоставление ссылки другим лицам не предоставит им никакого доступа.
Любой, у кого есть ссылка: с помощью этой опции вы можете выбрать уровень доступа, который вы хотели бы предоставить другим.
Шаг 3: Если вы выбрали «Любой, у кого есть ссылка», щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать уровень доступа, который вы хотите предоставить:
Просмотрщик: Другие могут только просматривать содержимое документа.
Редактор: Это дает полные полномочия любому, у кого есть ссылка, вносить изменения в документ.
Комментатор: Это позволяет другим оставлять комментарии к вашему документу, что полезно при получении отзывов, например, по исследовательской работе.
Шаг 4: После настройки уровня доступа нажмите на значок «Настройки», чтобы применить дополнительные элементы управления.
Шаг 5: В настройках Google Docs у вас есть два дополнительных параметра на выбор:
Вариант 1: позволяет другим пользователям с доступом «Редактор» управлять разрешениями на общий доступ.
Вариант 2: позволяет пользователям с доступом «Просмотрщик» или «Комментатор» загружать, печатать или копировать документ.
Шаг 6: После того как вы определились с уровнем доступа, просто нажмите «Копировать ссылку», чтобы поделиться ссылкой с другими, или нажмите «Готово», чтобы закрыть диалоговое окно общего доступа.
3. Добавить дату истечения срока действия
При обмене файлами с определенными электронными адресами вы также можете установить дату истечения срока действия, чтобы ограничить временные рамки, в течение которых ваш Google Doc может быть доступен. Эта функция может быть очень полезной, но в настоящее время Google Docs предоставляет ее только для соответствующих рабочих или школьных учетных записей. Поэтому, если у вас есть рабочая или школьная учетная запись, вы можете установить дату истечения срока действия, выполнив следующие действия:
Шаг 1: В диалоговом окне общего доступа введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться своим документом.
Шаг 2: Теперь просто нажмите на раскрывающееся меню и выберите опцию «Добавить срок действия».
Шаг 3: Вы увидите дату и время, отображаемые под полем электронной почты. Измените дату и время в соответствии с временным интервалом, на который вы хотите предоставить доступ.
Шаг 4: Теперь просто нажмите «Отправить», чтобы поделиться документом по электронной почте, или нажмите «Копировать ссылку», чтобы поделиться файлом по ссылке.
Google Docs был моим любимым текстовым процессором для обмена файлами с другими. Однако, хотя он обеспечивает удобство доступа к моим документам в любом месте, у него есть несколько ограничений, таких как отсутствие шифрования и некоторые функции, такие как даты истечения срока, которые ограничены определенными типами учетных записей.
Используйте программное обеспечение DRM для повышения безопасности
Google Docs имеет проблемы с безопасностью, поскольку не предоставляет комплексного решения для обмена документами; их можно легко переслать нежелательным получателям. Более безопасный способ поделиться документами — использовать программное обеспечение DRM, например Locklizard Safeguard. Safeguard — это решение для управления цифровыми правами (DRM), которое использует шифрование, средства управления документами и безопасное приложение для просмотра, чтобы предотвратить все формы несанкционированного обмена. Причина, по которой я нахожу программное обеспечение Locklizard Safeguard полезным, заключается в его расширенных функциях безопасности, которые обеспечивают более безопасный обмен документами.
1. Используйте Locklizard Safeguard для защиты
Первый метод Locklizard Safeguard для предоставления доступа другим лицам включает хранение и загрузку файла в системе Locklizard Safeguard. После сохранения документа им можно поделиться с другими. Вот как это работает:
Ваш защищенный PDF-файл хранится на вашем диске, а соответствующая запись создается в системе администратора.
Для каждого человека, которому нужен доступ к вашему защищенному PDF-файлу, вы настраиваете учетную запись пользователя.
Ссылка на Viewer вместе с файлом лицензии будет автоматически отправлена пользователю по электронной почте.
После установки Viewer и активации файла лицензии (просто щелкнув по нему), он становится привязанным к этому конкретному устройству и не может быть активирован в другом месте, если вы не дадите разрешение.
Вы полностью контролируете, к каким защищенным документам каждый пользователь может получить доступ через систему администратора.
Затем вы можете поделиться своими документами, защищенными DRM, с помощью Google Docs.
Шаг 1: Откройте документ в Google Docs и нажмите на меню «Файл» в левом верхнем углу.
Шаг 2: Затем нажмите на опцию «Загрузить» и выберите «PDF-документ (.pdf)», чтобы загрузить Google Docs в формате PDF.
Шаг 3: Найдите загруженный PDF, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Сделать защищенный PDF» из опций.
Шаг 4: Затем выберите элементы управления DRM, которые вы хотите применить с помощью Safeguard Writer.
Примечание: Если вам нужна дополнительная защита, вы можете добавить динамический водяной знак, который отображает имя пользователя — это отпугнет людей от фотографирования экрана с помощью другого устройства.
Шаг 5: Нажмите «Опубликовать», чтобы сохранить защищенный PDF на своем компьютере. Это зашифрует файл и автоматически создаст запись в системе администратора.
Шаг 6: Создайте учетную запись пользователя для каждого человека, которому вы хотите просматривать защищенный PDF. Просто перейдите на вкладку «Клиенты» в системе администратора и нажмите «Добавить».
Шаг 7: Предоставьте доступ вашему клиенту, выбрав документ в системе администратора и назначив разрешения, которые вы хотите им предоставить.
Шаг 8: Чтобы поделиться PDF-файлом, загрузите его на Google Диск и нажмите значок «Поделиться».
2. Просмотр защищенных Locklizard документов в браузере
Версия Locklizard Safeguard для ПК безопасна, но требует длительного процесса, и ее цель — защитить высококонфиденциальные документы. Однако, если вы хотите поделиться своими документами с меньшей безопасностью, но лучшим контролем, чем Google Docs, Locklizard также предлагает веб-решение. Вот как это работает:
Шаг 1: Чтобы активировать веб-просмотрщик Locklizard Safeguard после защиты документа, просто выберите «Защитить в WEB…» в окне «Состояние защиты».
Шаг 2: Либо запустите приложение веб-издателя, выберите документы, которые вы хотите загрузить в облачный веб-просмотрщик, а затем нажмите «Опубликовать все».
Шаг 3: Чтобы предоставить клиенту доступ к веб-просмотру, выберите стрелки «Дополнительная информация» рядом с его именем на вкладке «Клиенты» вашего портала администратора.
Шаг 4: Затем отметьте «Включено» в разделе «Web Viewer» и отправьте им данные для входа.
Конвертировать в PDF с ограничениями
Другой способ безопасного обмена документами с другими людьми — конвертация их в PDF-файлы. PDF-файлы обычно считаются более безопасными, чем документы Word, и одной из их ключевых особенностей является защита паролем, которая помогает предотвратить несанкционированный доступ.
Я предпочитаю для этой задачи WPS Office, так как он упрощает конвертацию документов Word в PDF-файлы. Кроме того, он предоставляет мощный редактор PDF-файлов, предоставляя вам больше контроля над файлами. Давайте подробнее рассмотрим возможности WPS Office для работы с PDF-файлами и то, как он может помочь вам безопасно обмениваться документами с другими людьми.
1. Экспортировать как PDF
Вы можете экспортировать свой файл в формате PDF, что является фантастическим способом поделиться своими документами, поскольку это значительно снижает вероятность несанкционированного редактирования. Однако безопасность иногда все еще может быть проблемой. WPS Office обеспечивает спокойствие, предлагая комплексные функции безопасности, которые выходят за рамки простого обмена. Вот как вы можете легко экспортировать свой документ в формате PDF:
Шаг 1: Сначала давайте откроем документ Word с помощью WPS Office.
Шаг 2: Теперь нажмите кнопку «Меню», которую вы найдете в верхнем левом углу интерфейса WPS Writer, и выберите опцию «Экспорт в PDF» в меню.
Шаг 3: Откроется диалоговое окно «Экспорт в PDF», в котором вы можете настроить такие параметры, как путь к файлу и диапазон страниц, прежде чем двигаться дальше.
Шаг 4: После настройки необходимых параметров нажмите «Экспорт», чтобы завершить процесс конвертации.
После того, как документ будет преобразован в PDF, вы можете поделиться им с повышенной безопасностью. Однако, если вы хотите еще больше повысить безопасность вашего документа, я рекомендую использовать WPS PDF, который позволяет вам зашифровать ваш PDF и установить пароль для ограничения доступа, обеспечивая еще лучшую защиту вашего документа.
2. Подать заявку на защиту паролем
Вы можете использовать функцию защиты паролем в WPS PDF, чтобы по сути заблокировать ваш PDF, гарантируя, что доступ к нему смогут получить только авторизованные лица. Этот мощный инструмент позволяет вам устанавливать различные уровни безопасности. Вы можете создать один пароль для просмотра документа и отдельный для редактирования.
Шаг 1: Откройте документ PDF, который вы только что преобразовали с помощью WPS PDF.
Шаг 2: В WPS PDF перейдите на вкладку «Защита», затем выберите «Шифрование» на ленте «Защита».
Шаг 3: В окне «Зашифровать» вы найдете два варианта настройки пароля:
Установить открытый пароль: это защитит ваш PDF-документ от несанкционированного доступа. Любому, с кем вы поделитесь PDF-файлом, потребуется пароль для просмотра его содержимого.
Установите пароль для редактирования и извлечения: это ограничивает доступ к таким функциям, как печать или копирование. Установив пароль, вы можете предотвратить дальнейшее распространение вашего контента.
Шаг 4: После установки пароля нажмите кнопку «Подтвердить», чтобы применить шифрование.
Примечание: Обязательно сохраните пароль в надежном месте и сделайте его копии, поскольку после установки пароля его невозможно будет восстановить, поскольку WPS Office не хранит пароли для лучшей безопасности.
Шаг 5: Теперь просто закройте и попробуйте снова открыть PDF-файл, и вы увидите, что для доступа к документу требуется пароль.
С помощью этого метода вы также можете ограничить определенные функции, например, запретить кому-либо печатать или копировать содержимое. Это дает вам полный контроль над тем, как ваш документ передается и используется, обеспечивая полное спокойствие.
3. Использовать водяные знаки
Добавление водяного знака в ваш PDF для безопасности в WPS Office выводит защиту документа на совершенно новый уровень. В то время как защита паролем гарантирует, что никто не сможет скопировать или распечатать ваш PDF, добавление водяного знака добавляет еще один уровень защиты. Водяные знаки служат видимым сдерживающим фактором, отпугивая кого-либо от создания снимков экрана или фотографий вашего контента.
Шаг 1: Откройте ваш PDF в WPS PDF и перейдите на вкладку «Редактировать».
Шаг 2: Теперь просто нажмите кнопку «Водяной знак» на ленте «Редактировать», чтобы просмотреть доступные параметры водяного знака.
Шаг 3: Выберите из предустановленных вариантов водяных знаков, доступных для непосредственного добавления водяного знака в ваш PDF.
Шаг 4: WPS PDF также предоставляет возможность добавить пользовательский водяной знак. Просто нажмите «Добавить», чтобы создать пользовательский водяной знак для вашего PDF.
Шаг 5: В окне «Вставить водяной знак» создайте свой пользовательский водяной знак, задав стили шрифта, цвет, прозрачность и другие параметры.
Шаг 6: После создания водяного знака нажмите «ОК», чтобы эффективно вставить водяной знак в ваш PDF-файл.
С водяным знаком вы можете заявить о праве собственности и сохранить контроль над своим документом, даже в случаях, когда кто-то может попытаться обойти другие меры безопасности. Этот дополнительный шаг гарантирует, что ваш контент останется в безопасности и несомненно будет вашим.
Часто задаваемые вопросы
1. Являются ли Google Docs конфиденциальными?
Google Docs могут оставаться конфиденциальными от других пользователей, пока вы не делитесь ими и используете надежную защиту учетной записи. Однако, поскольку в них отсутствует сквозное шифрование, Google сохраняет возможность доступа к вашим документам и может раскрыть их правоохранительным органам, если это необходимо. Кроме того, Google собирает данные для улучшения и анализа услуг, что может повлиять на вашу конфиденциальность.
2. Могу ли я использовать VPN для защиты своих данных?
Да, использование VPN является эффективным способом защиты ваших данных. С ростом удаленной работы жизненно важно защищать конфиденциальную информацию от небезопасных общедоступных сетей. Требуя от сотрудников доступа к файлам организации через VPN, вы можете защитить данные от потенциальных угроз. Такой подход обеспечивает дополнительный уровень шифрования, повышая конфиденциальность и обеспечивая безопасную рабочую среду.
3. Как преобразовать Docs в PDF?
Вы можете легко преобразовать свои документы в PDF-документы с помощью функции экспорта в PDF в WPS Office. Просто выполните следующие действия:
Шаг 1: Откройте документ Word с помощью WPS Office.
Шаг 2: Нажмите кнопку «Меню» в левом верхнем углу интерфейса WPS Writer, затем выберите в меню опцию «Экспорт в PDF».
Шаг 3: Откроется диалоговое окно «Экспорт в PDF», в котором можно настроить такие параметры, как путь к файлу и диапазон страниц.
Шаг 4: После настройки необходимых параметров нажмите «Экспорт», чтобы завершить процесс конвертации.
Непревзойденная защита документов с WPS Office
Когда дело доходит до изучения того, как безопасно обмениваться документами, это быстро становится вопросом критической важности. Даже имея в своем распоряжении различные методы, часто может показаться, что вы только царапаете поверхность того, что возможно для настоящей защиты ваших файлов. Вот где вступает в игру WPS Office, предлагая абсолютно бескомпромиссный план безопасности.
Благодаря встроенным функциям, таким как шифрование документов, защита паролем, а также как офлайн-, так и онлайн-параметры безопасности — все бесплатно — WPS Office превосходит все ожидания. Ни один другой офисный пакет не предлагает такого уровня комплексной безопасности без дополнительных затрат, что дает вам все основания выбрать WPS Office для обеспечения безопасности ваших документов.
