Завершить электронное письмо, вероятно, сложнее, чем начать его. Вы знаете, что сказать адресату, но как вы заканчиваете ваше письмо, действительно важно, потому что вы хотите оставить у адресата последнее напоминание о том, что вы хотите от этого письма, и произвести lasting impression. В этой статье я расскажу вам об этом и о том, как написать хорошее письмо, с особым акцентом на то, как завершить электронное письмо наилучшим образом.
Что такое завершение электронного письма?
Эффективное завершение электронного письма действительно имеет значение, так как оно оставляет lasting impression и может повлиять на то, как ваше сообщение будет воспринято. Вот ключевые аспекты, которые делают завершения писем важными:
Заключительные строки:
Это резюме или последнее замечание, которое вы включаете в конце своего письма. Это важно, потому что оно укрепляет ваше основное сообщение или намерение и оставляет lasting impression на получателе. Хорошо составленная заключительная строка может резюмировать ваши ключевые моменты, выразить благодарность или установить ожидания для дальнейших действий.
Подпись:
Подпись – это слово или фраза, которую вы используете перед своим именем в письме. Она служит вежливым и профессиональным способом завершить ваше сообщение. Общие подписи включают «С наилучшими пожеланиями», «Искренне ваш», «С уважением», «Спасибо» и их варианты. Выбор подходящей подписи зависит от тона и формальности вашего письма и ваших отношений с получателем.
Подпись:
Ваша подпись в электронном письме обычно включает ваше имя, должность, контактную информацию и иногда дополнительные личные данные, такие как веб-сайт вашей компании или профили в социальных сетях. Это дает необходимый контекст о том, кто вы, и как получатель может с вами связаться, если ему нужна дополнительная информация или он хочет ответить. Включение подписи обеспечивает ясность и профессионализм в ваших электронных коммуникациях.
Общие и профессиональные завершения электронных писем [Формальные]
Когда дело доходит до профессиональной коммуникации, знание того, как вежливо и профессионально завершить электронное письмо, крайне важно. Хорошо составленное завершение письма может оставить lasting impression и задать тон для будущих взаимодействий. Как человек, который написал множество профессиональных писем, я не могу недооценить важность этого часто игнорируемого аспекта этикета электронной почты. В этом разделе я обсудю различные аспекты завершения электронного письма, включая подходящие завершающие фразы, подписи и дополнительные соображения, которые стоит учитывать.
Когда мы пишем формальные электронные письма?
Мы пишем формальные электронные письма в профессиональных условиях или при общении с людьми, которых мы не знаем хорошо. Я замечаю, что использую формальный тон в нескольких ситуациях:
Заявления о приеме на работу: При отправке сопроводительных писем или при обратной связи по заявкам на работу формальный тон важен для создания хорошего первого впечатления.
Деловая коммуникация: Будь то с клиентами, потенциальными партнерами или руководством, формальные письма помогают поддерживать профессиональный имидж.
Академическая среда: При переписке с профессорами, администраторами или в научных обсуждениях формальный тон обычно ожидается.
Официальные запросы или жалобы: При обращении в организации или государственные учреждения формальное письмо может гарантировать, что ваше сообщение будет воспринято всерьез.
В этих ситуациях знание того, как профессионально завершить электронное письмо, может значительно повлиять на то, как ваше сообщение будет воспринято. Я всегда дважды проверяю свое завершение, чтобы убедиться, что оно соответствует общему тону письма и передает соответствующий уровень уважения.
Но что такое хорошее заключительное предложение для письма? Более важно, как эффективно написать завершение электронного письма? Это часто вызывает путаницу, если вы не знаете цели вашего письма и ваши отношения с получателем.
Хорошее завершение электронного письма состоит из сильного заключительного предложения, за которым следует подпись. Давайте посмотрим на некоторые примеры каждого из них, чтобы понять, как эти два элемента функционируют в завершении письма.
5 лучших заключительных строк
Чтобы профессионально завершить электронное письмо, я всегда стараюсь включить заключительное предложение, которое резюмирует основную мысль или подсказывает следующее действие. Давайте рассмотрим 5 лучших заключительных строк для формальных электронных писем:
«Пожалуйста, держите меня в курсе...»
Эта заключительная строка отлично подходит, когда вы запрашиваете обновления или продолжение общения. Например:
«Пожалуйста, держите меня в курсе любых изменений по срокам проекта.»
Это предложение вежливо просит получателя поддерживать связь и делиться актуальной информацией, что особенно полезно в ходе профессиональных отношений или проектов.
«Я был бы признателен, если бы...»
Эта фраза — вежливый способ сделать запрос или выразить благодарность. Например:
«Я был бы признателен, если бы вы могли просмотреть прикрепленный документ и дать свой отзыв до пятницы.»
Эта заключительная строка ясно указывает, что вам нужно от получателя, сохраняя вежливый и профессиональный тон.
«Спасибо за ваше внимание.»
Это универсальный и уважительный способ выразить благодарность, особенно полезный, когда вы делаете запрос или подаете заявку. Например:
«Спасибо за ваше внимание. Я надеюсь на возможность обсудить свои квалификации подробнее.»
Эта заключительная строка показывает признательность за время и внимание получателя, что может оставить положительное впечатление.
«Я с нетерпением жду вашего ответа.»
Эта заключительная строка выражает ожидание будущего общения и может мягко подтолкнуть к ответу. Например:
«Я с нетерпением жду вашего ответа по следующими шагами в процессе подачи заявки.»
Это предложение указывает на ваш интерес к продолжению разговора и может быть особенно эффективным в последующих письмах или после собеседований.
«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация.»
Эта заключительная строка предлагает помощь и открывает дверь для дальнейшего общения. Например:
«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация о моем предложении.»
Это предложение показывает вашу готовность предоставить дополнительные детали или разъяснения, что может быть полезно в сложных профессиональных ситуациях.
5 лучших подписей
После заключительного предложения я использую формальную подпись. Некоторые из моих любимых вариантов включают:
С наилучшими пожеланиями
С теплом
Искренне ваш
С уважением
С почтением
Эти подписи подходят для большинства формальных ситуаций. Они передают уважение и профессионализм, не будучи слишком фамильярными. Выбор между ними часто зависит от конкретного контекста и ваших отношений с получателем.
Давайте посмотрим, как эти подписи могут использоваться в различных формальных случаях:
Сопроводительное письмо:
«Спасибо за рассмотрение моей заявки. Я с нетерпением жду возможности обсудить, как мои навыки соответствуют вашим потребностям.
Искренне ваш,
[Ваше Имя]»
Приглашение:
«Мы надеемся, что вы сможете присоединиться к нам на это важное событие. Пожалуйста, подтвердите участие до [даты].
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше Имя]»
Рекомендательное письмо:
«Я wholeheartedly рекомендую [Имя] на эту должность. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация.
С уважением,
[Ваше Имя]»
Деловое предложение:
«Я с нетерпением жду обсуждения этого предложения подробнее в удобное для вас время.
С почтением,
[Ваше Имя]»
Поддержка после собеседования:
«Еще раз спасибо, что нашли время встретиться со мной. Я рад возможности присоединиться к вашей команде.
С теплом,
[Ваше Имя]»
Советы и рекомендации при написании формального завершения письма:
При составлении формальных завершений электронных писем я всегда держу в уме следующие советы:
Сопоставьте тон с ситуацией: Учитывайте цель вашего электронного письма и ваши отношения с получателем. Заявка на работу может требовать другого завершения, чем обычное деловое сообщение.
Используйте профессиональную заключительную фразу: Перед тем как подписаться, добавьте предложение, которое подводит итог вашей основной мысли или указывает на следующий шаг.
Выберите подходящее завершение: Оставайтесь в рамках классических, профессиональных вариантов, таких как "С уважением," "С наилучшими пожеланиями," или "С уважением." Избегайте слишком дружеских или неформальных подписей в официальных контекстах.
Укажите свое полное имя: В профессиональных условиях лучше подписываться полным именем, а не только именем.
Добавьте свои контактные данные: Укажите свою должность, название компании, номер телефона и любую другую соответствующую контактную информацию под своим именем.
Тщательно проверьте: Ошибки в завершении вашего письма могут оставить плохое последнее впечатление. Всегда перепроверяйте на наличие опечаток или проблем с форматированием.
Персонализированное и неформальное завершение электронного письма [Неформально]
Когда дело касается неформального общения, знание того, как закончить электронное письмо дружелюбно и расслабленно, может помочь укрепить ваши личные и профессиональные отношения. На мой взгляд, неформальные завершения электронных писем могут сделать ваши сообщения более аутентичными и доступными, что часто ценится в менее формальных контекстах.
Когда мы пишем неформальные электронные письма?
Мы обычно пишем неформальные письма, общаясь с людьми, которых хорошо знаем и с которыми у нас комфортные отношения. Это включает:
Членов семьи и близких друзей
Долгосрочных коллег или друзей по работе
Членов социальных или интересных клубов
Членов команды в расслабленной рабочей обстановке
В этих ситуациях более неформальный тон не только уместен, но и часто ожидается. Это помогает сохранить теплоту и знакомство ваших отношений, даже в письменном общении.
5 Рекомендуемых Неформальных Завершений
Теперь давайте рассмотрим несколько рекомендуемых неформальных завершений для неформальных писем:
Спасибо!
Эта простая, дружелюбная фраза отлично работает, когда вы выражаете благодарность или просите об одолжении. Например:
"Не мог бы ты прислать мне этот рецепт, когда будет возможность? Спасибо!"
Всего хорошего
Это оптимистичное завершение популярно как в британском, так и в американском английском. Оно неформальное, но не слишком близкое, что делает его универсальным для различных отношений:
"Жду не дождусь встречи за кофе на следующей неделе. Всего хорошего!"
Береги себя
Это завершение показывает, что вам не безразлично благополучие получателя. Оно особенно хорошо подходит для завершения разговоров на теплой ноте:
"Надеюсь, ты скоро поправишься. Береги себя!"
Скоро поговорим
Эта неформальная фраза подразумевает продолжающийся разговор и хорошо подходит для людей, с которыми вы регулярно общаетесь:
"На этом все. Скоро поговорим!"
С наилучшими пожеланиями
Это сокращенная версия "С наилучшими пожеланиями" или "Всего наилучшего". Она немного более формальна, чем другие, что делает ее подходящей для ситуаций, находящихся между неформальными и профессиональными:
"Сообщи мне, что ты думаешь о предложении.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]"
Советы и хитрости при написании неформального завершения электронного письма:
Вот несколько вещей, о которых стоит помнить при написании неформального завершения электронного письма:
Используйте дружелюбные заключительные фразы: Перед вашей подписью вы можете добавить личное сообщение, например, "Надеюсь, у тебя будут хорошие выходные!" или "Передай привет семье!"
Выбирайте неформальные заключения: Не стесняйтесь использовать более расслабленные варианты, такие как "Всего хорошего," "Береги себя," или просто "Спасибо!"
Используйте имена: В большинстве неформальных ситуаций подписываться только своим именем совершенно нормально.
Соответствуйте стилю получателя: Обратите внимание на то, как другой человек заканчивает свои письма, и подумайте о том, чтобы повторить их уровень неформальности.
Учитывайте контекст: Даже в неформальных ситуациях учитывайте содержание вашего письма. Если вы обсуждаете серьезную тему, ваше завершение должно это отражать.
Использование WPS AI для совершенствования вашего электронного письма
WPS Office предлагает ряд инструментов, которые делают написание электронных писем проще и профессиональнее. Независимо от того, новичок вы в составлении писем или просто хотите сэкономить время, WPS Office имеет функции, созданные для вашей поддержки.
Готовые Шаблоны:
При использовании WPS Office вы можете получить доступ к разнообразным заранее подготовленным шаблонам электронных писем, адаптированным под различные нужды, такие как заявки на работу или обновления клиентов. Эти шаблоны тщательно разработаны, чтобы предложить структурированный формат, который улучшает ясность и эффективность ваших электронных писем. Будь то обращение к потенциальным работодателям или информирование клиентов, эти шаблоны упрощают процесс, обеспечивая, чтобы ваши сообщения были оформлены аккуратно и производили впечатление.
Проверка грамматики и синтаксиса:
WPS Office включает в себя передовые инструменты, которые выходят за рамки базовой проверки правописания. Он тщательно проверяет грамматику и синтаксис, помогая вам устранять ошибки и поддерживать профессиональную ясность в ваших электронных письмах. Это обеспечивает, чтобы ваши сообщения были не только безошибочными, но и ясно передавали ваши мысли.
Помощь на основе ИИ:
Используя современные технологии ИИ, WPS Office предоставляет умную помощь в быстром составлении электронных писем. Функция ИИ предлагает улучшения для ваших черновиков писем, помогая уточнить ваше сообщение, чтобы оно было кратким, последовательным и соответствовало профессиональным стандартам. Будь то нехватка времени или стремление улучшить качество вашего общения, ИИ WPS Office обеспечивает, чтобы ваши электронные письма были эффективными и оставляли положительное впечатление.
Часто задаваемые вопросы
1. Как искренне закончить электронное письмо?
Искренний способ завершить электронное письмо включает использование заключительной фразы, которая поощряет взаимодействие и выражает признательность. Вот четыре эффективных подхода:
Держите меня в курсе: Если вы хотите постоянного общения о проекте, четко укажите это. Это демонстрирует вашу ценность для мнения получателя.
Выразите благодарность: Поблагодарить получателя за их поддержку помогает укрепить ваши отношения. Признание их будущих усилий также полезно, но будьте осторожны, чтобы не предполагать слишком много.
Запросите конкретную информацию: Если вам нужен прямой ответ, сформулируйте ваш запрос как вопрос, чтобы подчеркнуть вашу потребность в их мнении.
Пригласите к обратной связи: Поощрение получателя делиться своими мыслями показывает, что вы цените их точку зрения и способствует сотрудничеству.
2. Каких ошибок следует избегать при завершении электронного письма?
В профессиональной электронной переписке важно избегать определенных ошибок, которые могут подорвать вашу репутацию. Вот важные моменты, которые стоит учитывать:
Слишком неформальные заключения: Будьте осторожны при использовании неформальных завершающих фраз. Это включает в себя чрезмерно ласковые выражения, сленг или просто ваше имя или тире перед ним.
Отсутствие заключения или подписи: Включение заключения и вашего имени важно в большинстве профессиональных электронных писем, даже в продолжающихся разговорах. Их отсутствие может показаться невежливым.
Стандартная электронная подпись: Многие программы электронной почты создают стандартную подпись, которая часто включает устройство или операционную систему. Эта информация обычно бесполезна и может вызвать впечатление недостатка усилий с вашей стороны. Настройте свою подпись с соответствующей информацией вместо использования стандартной.
Оставьте запоминающееся впечатление своим электронным письмом
На протяжении моей карьеры как писателя я написал множество электронных писем и много сотрудничал с редакторами. Я узнал тонкости эффективных завершений электронных писем, чтобы каждое сообщение оставляло запоминающееся впечатление. Я поделился полными советами о том, как освоить этот важный аспект общения и как правильно завершить электронное письмо.
Помните, с WPS Office под рукой вы можете поднять свои завершения электронных писем на новый уровень. Независимо от того, завершаете ли вы презентацию, делаете ли запрос по проекту или благодарите клиента, WPS Office предоставляет инструменты, которые вам нужны, чтобы создать выдающееся завершение. Скачайте WPS Office сегодня и посмотрите, как он может помочь вам оставить запоминающееся впечатление на ваших получателях.
