Если вы хоть немного похожи на меня, то потратили часы на создание таблицы Excel, очистку данных и точную настройку расчетов, только чтобы осознать, что иногда делиться редактируемым файлом XLSX не идеально. Именно здесь пригодится конвертация XLSX в PDF. PDF — это универсальный профессиональный формат, который сохраняет ваши данные неизменными, а также структуру и форматирование на любой платформе. В этой статье я покажу вам различные способы конвертации XLSX в PDF в Excel, Google Sheets или стороннем ПО, таком как WPS Office. Следуйте этим простым шагам с полезными советами, чтобы начать.
Зачем конвертировать XLSX в PDF?
На первый взгляд может быть неочевидно, зачем кому-то понадобится преобразовывать файл XLSX в формат PDF. Но хотя XLSX очень удобен для работы с данными, у PDF есть множество преимуществ, когда речь идет о совместном использовании таблиц с такими функциями:
Универсальная совместимость: Файлы PDF легко открываются практически на любых устройствах и позволяют избежать проблемы, когда у получателя нет установленного Excel или аналогичного приложения.
Сохранение формата: PDF гарантирует, что макет, шрифты и дизайн останутся неизменными на любой системе.
Безопасность и конфиденциальность: Преобразование файла XLSX в PDF обеспечивает безопасность. Никто не сможет редактировать содержимое документа, что полезно при обмене конфиденциальными данными.
Конвертация XLSX в PDF повышает профессионализм и безопасность, будь то отправка отчета коллеге, подача финансового отчета или просто печать чистовой версии вашей работы.
Различные способы конвертации XLSX в PDF
Существует несколько способов преобразования файла XLSX в PDF, каждый из которых имеет свои преимущества. В этом разделе мы рассмотрим методы, которые можно использовать для конвертации. Эти методы просты в использовании и позволят быстро выполнить преобразование. Давайте подробно рассмотрим, как работает каждый из вариантов.
1. Конвертация XLSX в PDF с помощью WPS Office
WPS Office — это хорошая альтернатива, если вам нужно конвертировать XLSX в PDF более надежно и безопасно. Это полнофункциональный офисный пакет, включающий утилиту для работы с электронными таблицами, во многом схожую с Excel, которая позволяет пользователям без особых усилий преобразовать таблицу в формат PDF. Вот как это можно сделать:
Шаг 1: Откройте файл XLSX в WPS Spreadsheet в составе пакета WPS Office.
Шаг 2: Приведите форматирование в порядок, чтобы данные отображались так, как вам нужно.
Шаг 3: Нажмите на вкладку "Файл", затем выберите "Экспорт в PDF" из списка.
Шаг 4: Появится окно настроек PDF, где можно изменить качество PDF, размер страницы и ориентацию.
Шаг 5: После настройки всех параметров нажмите "Экспорт" и выберите место для сохранения нового PDF-файла.
Однако, в отличие от Google Sheets, WPS Office предлагает расширенные возможности управления форматированием и полностью интегрированный пакет офисных инструментов. Кроме того, WPS Office доступен для различных платформ, таких как Windows, Mac, Android и iOS.
2. Использование Microsoft Excel
По умолчанию файлы XLSX открываются в Microsoft Excel. В нем есть встроенная функция сохранения электронной таблицы в формате PDF. Вот как это сделать:
Шаг 1: Сначала откройте файл XLSX в Microsoft Excel.
Шаг 2: Форматируйте таблицу: Если вы еще не сделали этого, внесите необходимые изменения в макет, такие как изменение размера столбцов, настройка шрифтов и добавление границ для презентации.
Шаг 3: Когда ваша таблица будет выглядеть так, как вам нужно, нажмите на меню "Файл" и выберите "Сохранить как".
Шаг 4: Выберите PDF в выпадающем меню "Тип файла".
Шаг 5: Выберите место для сохранения файла, затем нажмите «Сохранить».
Excel также предоставляет возможности оптимизации PDF для стандартной печати или уменьшения размера файла. Вы даже можете выбрать конкретные диапазоны листа для преобразования, что делает процесс высоконастраиваемым.
3. Использование Google Sheets
Google Sheets — это еще один отличный инструмент для работы с электронными таблицами, особенно если вам нужен доступ к редактированию файлов из любого места. Преобразование файла XLSX в PDF здесь совсем не сложно. Вот шаги, которые нужно выполнить:
Шаг 1: Загрузите ваш файл XLSX в Google Диск.
Шаг 2: Откройте файл в Google Таблицах.
Шаг 3: При необходимости отформатируйте данные для лучшего представления.
Шаг 4: Нажмите на пункт меню Файл >> Скачать >> Документ PDF.
Шаг 5: Откроется всплывающее окно, позволяющее изменить размер страницы, поля, ориентацию и другие параметры.
Шаг 6: В этом окне вы можете изменить любые настройки. Нажмите "Экспорт", и ваш файл XLSX будет преобразован в PDF.
Бесплатный веб-интерфейс Google Таблиц предлагает гораздо более ограниченные возможности форматирования — по крайней мере, по сравнению с Excel, особенно при работе со сложными таблицами.
Почему WPS Office — лучший вариант для конвертации XLSX в PDF
Среди доступных альтернатив для конвертации XLSX в PDF, WPS Office выделяется по нескольким причинам. Вот они:
1. Кросс-платформенная совместимость
WPS Office легко интегрируется на всех основных платформах. Это означает, что вы можете конвертировать файлы без проблем, используете ли вы ПК с Windows, Mac или мобильное устройство.
2. Расширенные функции
WPS Office действительно имеет множество расширенных функций, которые помогут вам усовершенствовать ваш файл XLSX перед конвертацией. Вы можете настроить шрифты, столбцы, строки и параметры макета страницы. Вы даже можете вставлять изображения, графики и другие элементы для улучшения вашей таблицы.
3. Безопасность и конфиденциальность
В отличие от некоторых онлайн-конвертеров, WPS Office не требует загрузки ваших файлов на сторонние серверы. Это означает, что ваши данные остаются приватными и защищенными, особенно если они содержат конфиденциальную информацию.
4. Функции на основе ИИ
Продвинутый ИИ инструменты, интегрированные в WPS Office, автоматически выравнивают макет, размеры шрифтов и интервалы, чтобы ваша таблица выглядела читаемой и профессиональной. ИИ также помогает оптимизировать документ для преобразования в PDF, уменьшая проблемы с форматированием.
Часто задаваемые вопросы
1. Как преобразовать XLSX в PDF на мобильном устройстве?
Вы можете открыть файл XLSX через приложение WPS Office на Android или iOS и преобразовать его в PDF. Шаги аналогичны тем, что на компьютере: откройте файл, отформатируйте его и выберите опцию экспорта в PDF.
2. Как преобразовать в PDF только определенный диапазон ячеек?
Да, и в Excel, и в WPS Office вы можете выделить несколько ячеек и экспортировать только выделенное в PDF. Это очень удобно, когда не нужно конвертировать всю таблицу.
3. Есть ли бесплатный способ конвертировать XLSX в PDF?
Конечно, Microsoft Excel и Google Sheets предлагают бесплатное преобразование XLSX в PDF. Кроме того, хотя WPS Office позволяет бесплатно создавать PDF, другие расширенные функции доступны только в премиум-версии.
Итог
В этой статье рассмотрены несколько способов преобразования XLSX в PDF с использованием Microsoft Excel, Google Sheets и WPS Office. У каждого есть свои преимущества, но WPS Office предлагает отличный интерфейс и практичные инструменты для конвертации PDF-документов. Преобразование PDF-документов может быть быстрым и легким с настольной или мобильной версией WPS Office. WPS Office поддерживает функции на основе ИИ, обеспечивая полную плавность, точность и безпроблемность конвертации файлов, экономя время и повышая общую производительность.
