Если вы регулярно работаете с большим количеством электронных таблиц, вам придется сравнивать свои таблицы, чтобы найти какие-либо корреляции между данными. Это позволит вам выявлять изменения, находить любые ошибки, следовать правилам соответствия, проверять данные и улучшать совместную работу.
Если вы не знаете, как сравнивать файлы Excel, вы находитесь в правильном месте. Прочтите этот блог до конца, чтобы научиться сравнивать разные файлы Excel, не теряя времени и усилий.
Способ 1: просмотр функции параллельного сравнения
Самый простой способ быстро сравнить файлы Excel — использовать встроенную в Excel функцию параллельного сравнения. Одним из самых больших преимуществ этой функции является то, что она очень проста в использовании.
Вот как вы можете использовать эту функцию:
Шаг 1: Начните с открытие двух электронных таблиц в Экселе. При желании вы можете открыть более двух электронных таблиц. Тем не менее, рекомендуется сравнивать два файла рядом друг с другом, чтобы иметь лучшее представление о записях.
Шаг 2: Убедитесь, что вы проверьте обе таблицы просмотрев их по отдельности, чтобы у вас не возникло проблем во время сравнения.
Шаг 3: Как только вы подтвердите, что оба файла открыты, вы можете перейти к вкладка «Вид» и нажмите на Кнопка «Просмотреть бок о бок» начать с процесса сравнения.
Шаг 4: Теперь вы сможете увидеть обе ваши таблицы бок о бок и сравнивайте любые записи данных, не теряя времени и усилий.
Способ 2: условное форматирование
Еще один отличный способ сравнить файлы Excel — использовать функцию условного форматирования. Помните, что эту функцию нельзя использовать в двух разных электронных таблицах, поэтому вам нужно будет объединить разные электронные таблицы в одну.
Вот как вы можете использовать эту функцию:
Шаг 1: Первое, что вам нужно сделать, это откройте нужный рабочий лист содержит данные в WPS Office.
Шаг 2: Теперь перейдите к выбору ячеек на листе. Это позволит вам запустить операция сравнения не теряя времени и сил.
Шаг 3: После того, как вы выбрали все ячейки в электронной таблице, вам нужно будет нажать на кнопку Опция «Условное форматирование» на вкладке «Главная» WPS. Эта функция форматирования поможет вам начать сравнение.
Шаг 4: Как только вы увидите диалоговое окно Условное форматирование, вам будет предложено несколько других вариантов. Продолжайте, нажав кнопку «Новое правило», чтобы можно было легко определить процесс для сравнения ячеек.
Шаг 5: Как только вы нажмете на«Новое правило», вам будет предоставлено много новых опций по вашему вкусу. Убедитесь, что вы нажали «Использовать формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать», чтобы вы могли отформатировать свои ячейки в соответствии с описанным вами условием.
Шаг 6: Окно, которое появляется после нажатия на«Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать» позволит вам записать ваше состояние. Убедитесь, что вы не ошиблись при вводе формулы, чтобы обеспечить бесперебойную работу всего процесса.
Шаг 7: Теперь, когда вы начнете вводить формулу, вам нужно будет определить диапазон, в котором вы хотите запустить форматирование. Формула в данном случае“=A2 < > Sheet1! A2”
Шаг 8: После того, как вы введете формулу и подтвердите, что с ней все в порядке, вы можете перейти к нажатию на кнопку Кнопка «Формат» чтобы решить, как будет показано сравнение между записями.
Шаг 9: В Функция «Формат ячеек», вам будет предложено несколько вариантов, чтобы решить, как вы хотите, чтобы записи отображались в вашей электронной таблице. Вы можете выбрать варианты по своему вкусу, чтобы не столкнуться с проблемами.
Шаг 10: В этом примере мы собираемся выбрать «Желтого цвета для обозначения различий между ячейками. Это гарантирует, что мы можем четко видеть все записи в данных.
Шаг 11: Как только вы нажмете на кнопка «ОК», вы увидите в«Новое правило форматирования» коробка, что«Предварительный просмотр» изменил свой цвет на желтый. Это означает, что вашей электронной таблице было предложено выбрать определенные ячейки и показать их в соответствии с выбранным вами цветом.
Шаг 12: Нажав кнопку кнопка «ОК», теперь вы сможете увидеть некоторые записи, выделенные желтым цветом. Этот цвет указывает на то, что в данных были выполнены некоторые сравнения.
Упомянутые выше 12 шагов могут помочь вам отформатировать данные в электронной таблице по своему вкусу. Вы можете использовать этот процесс точно для форматирования большого количества данных в кратчайшие сроки.
Способ 3: Использование формулы
Еще один эффективный способ сравнения файлов Excel без траты времени и усилий — работа с формулой. Самым большим преимуществом использования формулы для сравнения является то, что она может помочь вам сэкономить много драгоценного времени.
Вот как правильно использовать формулу:
Шаг 1: Начните с открытие нужной электронной таблицы в WPS и выберите ячейки, которые вы хотите сравнить. Затем нажмите на верхняя левая ячейка так что вы можете продолжить процесс сравнения. Сделав выбор, используйте Ctrl + Shift + Конец комбинация для продолжения.
Шаг 2: Затем вам нужно будет нажать на кнопку Функция условного форматирования на вкладке «Главная» Excel, чтобы щелкнуть значок«Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать» кнопка. Для этого вам потребуется ввести определенную формулу.
Шаг 3: В нашем случае мы будем использовать=A1<>Sheet2!A1 Формула для нахождения значений, которые отличаются друг от друга.
Сравните и выделите разницу между файлами Excel
Время и усилия, необходимые для сравнения файлов Excel, могут быть большими. Если вы не хотите использовать какие-либо формулы или шаблоны форматирования, вам следует рассмотреть возможность использования любого из этих двух инструментов, обсуждаемых ниже.
XLComparator
Преимущество инструмента XL Comparator заключается в том, что он предоставляет вам множество функций сравнения. Вы можете решить, что искать, а что игнорировать при сравнении двух файлов.
Облачно Excel
CloudyExcel — еще один инструмент, который вы можете использовать для сравнения файлов Excel. Преимущество этого инструмента в его простоте. С помощью этого инструмента вы обязательно найдете то, что ищете, на листе Excel в кратчайшие сроки.
Часто задаваемые вопросы
В1. Можно ли сравнивать файлы Excel в разных операционных системах?
О. Вы можете сравнить файлы Excel в различных операционных системах. Однако вам нужно будет убедиться, что операционная система, которую вы собираетесь использовать, может поддерживать файлы, которые обрабатывают формат .xlsx. Например, вы можете использовать WPS Office в Windows, Mac и Linux для сравнения файлов.
В2. Что делать, если сравниваемые файлы содержат конфиденциальную информацию?
О. Сравнение файлов Excel ставит под угрозу безопасность ваших данных. Вот почему вам нужно быть осторожным при использовании этой функции. Вот несколько советов, которые помогут защитить ваши данные при сравнении файлов:
Удалите все конфиденциальные данные из вашего файла.
Отправляйте файлы через зашифрованные файловые серверы.
Убедитесь, что вы зашифровали свои файлы для безопасности.
Разрешайте доступ к вашим файлам только уполномоченным лицам.
Защитите свои файлы, используя безопасные методы защиты.
Удалите все файлы, которые вы больше не используете для личных или профессиональных нужд.
В3. Можно ли сравнивать файлы Excel с разными версиями Microsoft Excel?
О. Можно сравнивать файлы Excel в разных версиях Microsoft Excel. Однако, если вы хотите избежать проблем со сравнением, вам следует легко использовать самую последнюю версию Excel для файлов.
Сравните файлы и многое другое с WPS Office
Функция сравнения файлов Excel может упростить задачу, если вам приходится иметь дело с большим количеством данных. Однако, если вы не хотите работать с длинными формулами или вам не нравится интерфейс Microsoft Excel, вам следует рассмотреть возможность использования WPS Office.
Хорошая вещь о WPS Office заключается в том, что он помогает вам создавать электронные таблицы, документы, слайды и PDF-файлы в одном месте. Вы можете использовать это мощное программное обеспечение на ведущих платформах, включая iOS, Android, Linux, Mac и Windows.
Начать работу с WPS Office проще, чем с другими инструментами. Например, в отличие от Microsoft Office, вам не нужно покупать план для использования WPS Office. Удобный интерфейс WPS Office делает его идеальным выбором для ваших личных и профессиональных нужд.
